Die Informationen und deren Verarbeitung stellen einen wesentlichen Erfolgsfaktor in Unternehmen dar. Neuanschaffungen von Betriebssoftware sind durch den Untergang von Software-Anbietern an der Tagesordnung.

Internet und E-Mail gehören ebenso wie die elektronische Archivierung als Dokumentenmanagementsystem zum heutigen Unternehmen bzw. zur Kanzlei. Der Bereich E-Commerce gewinnt, nach der Talfahrt der Vergangenheit, wieder an Einfluss. Das Bundesdatenschutzgesetz wird im Rahmen der EU-Datenschutzgrundverordnung am 25. Mai 2018 deutlich verschärft.

Durch den zunehmenden Kostendruck überlegen viele Unternehmen ihre EDV-Administration und den Datenschutzbeauftragten out zu sourcen. Die Sicherheit der EDV-Anlagen ist zunehmend durch Häcker- und Virenangriffe gefährdet.

Da der Bereich der Beratung Informationsberatung sehr komplex ist, wird an dieser Stelle die Analyse, Auswahl und Einführung eines EDV-Systems in vier Phasen näher beschrieben:

Analysieren:

In der Analysephase werden das bestehende EDV-System und die Prozessabläufe untersucht. Zu Anfang wird ein innerbetrieblichen Ansprechpartner von Ihrem Unternehmen / Ihrer Kanzlei benannt, danach wird aus den verschiedenen Fachrichtungen Ihres Unternehmens ein Projektteam gebildet, um alle Vorstellungen der Mitarbeiter / -innen interdisziplinär erfassen zu können. Daran schließt sich die Ermittlung der spezifischen Anforderungsprofile der Abteilungen an die Software durch zielgerichtete Interviews an. Im Rahmen der Teambesprechungen werden die Interviews verifiziert. Nach Ermittlung der Wertvorstellungen über die Software wird das Netzwerk sowie die Hard- und Software von unseren Experten aus diesem Bereich analysiert. Nach Festlegung der Definition der Rahmenbedingungen in Bezug auf die Hard- und Software erfolgt die Ablaufdarstellungen der Geschäftsprozesse. Hierbei werden die Mitarbeiter / -innen und die Unternehmens- / Kanzleileitung als Arbeitsplatzexperten eingebunden, wobei Ihr gesamtes Unternehmen / die gesamte Kanzlei untersucht und die Neben- und Folgewirkungen auf andere Bereiche (Kunden und Mitarbeiter, Technik und Organisation, Arbeit und Qualifikation) analysiert werden. Das Ergebnis dieser Analysephase wird im Rahmen einer Präsentation der Unternehmens- / Kanzleileitung vorgestellt.

Zwischenpräsentation (1) der Analyseergebnisse.

Strukturieren:

In der Strukturierungsphase 1 werden die Informationen strukturiert und in Form eines Pflichtenheftes die Soll-Funktionen eines auszusuchenden EDV-Systems dargestellt und präsentiert. Als erstes werden die Mindest-, Wunsch- und Festforderungen an eine neue Soft- und Hardwarelösung festgelegt. Daran schließt sich die Darstellung der Soll-Prozessabläufe Ihrer Geschäftsprozesse an. Auf Basis dieser Ergebnisse wird ein umfangreiches Pflichtenheft unter Verwendung der Methodik der Nutzwertanalyse zur Systemauswahl (gewichtete Merkmalsausprägungen) erstellt.

Die Strukturierungsphase 1 schließt mit einer Zwischenpräsentation (2) ab.

Daran schließt sich in Strukturierungsphase 2 die Ermittlung der potentiellen Anbieter der EDV-Lösungen und deren Auswahl mit Hilfe einer von der ASR erstellten Entscheidungsvorlage an. Nach der Ermittlung der potentiellen Anbieter wird das EDV-System unter Verwendung des Pflichtenheftes ausgeschrieben. Die Verfolgung und Betreuung der Ausschreibung erfolgt ebenfalls durch die ASR. Gemeinsam im Projektteam wird die Funktionserfüllung auf Basis des Pflichtenheftes verifiziert und eine  Entscheidungsvorlage zur EDV-Systemauswahl erarbeitet. Diese Entscheidungsvorlage dient dabei der konstruktiven Herbeiführung der Entscheidung.

Zwischenpräsentation (3) der Strukturierungsergebnisse.

Realisieren:

In der anschließenden Realisierungsphase wird die ausgewählte EDV-Lösung eingeführt und die Altdaten übernommen. Als erstes werden die Hardwarevoraussetzungen geschaffen, danach wird die Organisation an die Forderungen des EDV-System angepaßt, da ansonsten individuelle Programmierungen der Software mit allen Nachteilen (Kosten und Releasewechsel) notwendig wären.

Um eine einwandfreie Übernahme der Altdaten zu gewährleisten, werden diese mittels einer speziellen Software aus unserem Hause überprüft. Daran schließt sich die Festlegung des Prozedere der Altdatenübernahme an.

Anschließend erfolgt die dezidierte Planung und Schulung des neuen EDV-Systems unter Begleitung des Softwareherstellers bei der Systemeinstellung. Die Dokumentation der Systemeinstellungen stellt dabei einen wesentlichen Projektschritt dar. Sofern das Unternehmen / die Kanzlei nach einer Qualitätsmanagement-Norm (z.B. DIN EN ISO 9001:2015) zertifiziert ist, erfolgt jetzt die Anpassung des Qualitätsmanagement-Handbuchs an die neuen Prozessabläufe. Nach vollständiger Integration des EDV-Systems begleiten und dokumentieren wir die Abnahme des EDV-Systems. Diese Phase nimmt in der Regel den größten zeitlichen Raum ein.

Nach erfolgreicher Implementierung erfolgt die Abschlusspräsentation.

Vorteile für Ihr Haus:

• Effektives kostengünstiges Vorgehen mittels selbstentwickelter vielfach erprobter Checklisten
• Einbeziehung aller wesentlichen Mitarbeiter / -innen in Form von Interviews
• Überprüfung der Interviews durch eine zusammenhängende Verifizierung
• Interdisziplinäre heterogene Zusammensetzung des Projektteams
• Zeitlich getrennte Bearbeitung der Projektphasen mit entsprechenden Zwischenpräsentationen
• Anschaffungsberatung über die Implementierung kompletter Netzwerke bis zur deren Administration
• Erprobte Einbeziehungsmöglichkeiten von Kunden und Lieferanten in das Projektteam
• Teamidentifizierung mit den erarbeiteten Lösungen

Neben der klassischen Beratung Informationstechnologie unterstützen wir unsere Mandanten in folgenden Fragestellungen:

• IDW PS 880 (Die Prüfung von Softwareprodukten)
• Logfileanalysen
• Risikomanagementsysteme nach KonTraG nach § 91 AktG
• Prüfung der elektronischen Archivierung
• Personalakquisition durch verdeckte Anzeigen in Printmedien oder durch Direktansprache

Förderungsmöglichkeiten:
(Unterseiten Links)

• Förderungen
• Versicherungsvorteil

Sofern Sie für Ihre Entscheidungsfindung Referenzen im Bereich Beratung Informationstechnologie für Ihre Branche benötigen, senden wir Ihnen diese gerne, mit den entsprechenden Kontaktdaten, auf Anfrage zu.